Ticari hayatta oldukça sık karşılaştığımız kavramlardan biri imza sirküsüdür. Çoğu kişi sürekli duysa da imza sirküsü nedir, ne işe yarar, nereden alınır bilmez. Kişilerin bir belgeyi onayladığını gösteren, irade ve istek barındıran işaretlere imza denir. Kişiye özeldir ve yasaya göre isim ve soy isimden oluşmalıdır. Ticari işletmelerde ya da kurumlarda temsil hakkına sahip kişilerin imza atma yetkisine sahip olduğunu gösteren belgeye ise imza sirküsü denir. Noter onaylı olma şartı vardır. İmza sirküleri sahibine, şirket yetkilerini kullanma ve resmi makamlarda temsil etme hakkı verir. İmza sirküleri bir çeşit imza onayıdır.
İmza Sirküsü Niçin Gereklidir?
İmza sirküleri yapılacak pek çok işlem için mecburidir. Şirketler adına bankalarda işlem yaparken, ihalelerde dosya hazırlarken, devlet teşviklerine başvururken, vergi dairelerinde ve resmi evrak gerekliliği bulunan bir çok işlemde kullanılır. Mesela araçların üzerine reklam ve logo giydirmesi yapılırken bile alınacak izinde Trafik Şube Müdürlüğü, imza sirküsü talep eder. İmza sirküsünün kullanım amacı belgede sahtecilik yapılması ve sahte imzanın önüne geçmektir. Bankaya kredi başvurusundan, vize başvurusuna kadar birçok işlemde sunulan belgelerdeki imzaların geçerli olup olmadığının kontrolü için şirket çalışanlarından da iş yerlerinin yetkililerinin imza sirküleri talep edilebilir.
Şirketler için çıkarılan imza sirküleri üç gruba ayrılmıştır. A grubu, yönetim kurulu başkanı ve üyelerinin üçer adet imzalarının ve yetki sınırlarının olduğu sirkülerdir. B grubunda ise üst düzey yöneticiler ile ilgili imzalar ve bilgiler yer alır. C grubunda şef statüsündeki çalışanların imzaları bulunur. Bu sirkülere sahip kişiler, tanımlanan yetki çerçevesi dahilinde resmi kurumlardaki bütün işlemleri yapabilirler ve ayrıca oluşacak sorunlardan da sorumludurlar.
İmza Sirküsü Nasıl Çıkartılır?
İmza sirküsü çıkarmak için, sirkü çıkartılacak kişiye ait nüfus cüzdanının aslı ve fotokopisi, şirketin bilgilerinin olduğu ticaret sicil gazetesi ve vergi levhası ile notere gidilip başvuru yapılır. Noter, sirkü vereceği kişiden üç adet imza ister. İmzalar atıldıktan sonra noter belgeyi onaylar. İmza sirküsü için belirlenen harç miktarı ödenir. Bu harç miktarı her sene değişmektedir. İmza sirküsünün kaybolması halinde, daha önce çıkartılan notere gidilip belgenin bir nüshası talep edilebilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta atılan imzaların artık resmi bir hükmü bulunduğundan, farklı imzalar kullanılması sıkıntı yaratacaktır.
Anonim şirketlerde yasa gereği yönetim kurulu üç yıl için geçerli olduğundan imza sirkülerinin de geçerliliği üç yıldır. Ayrıca anonim şirketlerde çift temsil şartı olduğundan, tek imza ile temsil hakkı veren sirkü hazırlanacaksa buna onay veren genel kurul kararının sirküye eklenmesi mecburidir. Limited şirketlerde ise müdürün görev süresi tanımlanmadığından, sirkü yetkilinin görevde olduğu dönem boyunca geçerlidir. Şirketler için imza sirküsü çıkarılırken yönetim kurulunda karara bağlanan veya sözleşmede yer alan çalışma süresinin sirküde belirtilmesi şartı vardır. Örneğin beş yıl için temsil yetkisi verilen şahıs için çıkarılacak sirkünün beş yıl boyunca geçerli olduğu bilgisi yer almalıdır. Şirket temsilcisinin görev süresinin dolması ardından, aynı kişinin göreve tekrar seçilmesi durumunda ticaret sicilinde tescil ve ilan yapılıp yeniden imza sirküsü çıkartılmalıdır.
İmza beyannamesi şahıs firmalarında, gerçek kişilerin temsili için kullanılır. İmza sirküsü ise kuruluşların, limited ya da anonim şirketlerin temsili için kullanılır. İmza beyannamesi de yine noter tasdikli olmalıdır. Sirküde de, beyannamede de yan yana üç imza atılır ve tasdik işlemi yapılır. Üç adet imza istenmesi ile, olası uyuşmazlık durumunda imzanın daha detaylı incelenebilmesi amacı güdülmektedir.
